Anche per le piccole imprese che stanno iniziando il loro percoso professionale gli strumenti digitali hanno una enorme forma di impatto e sono sempre più indispensabili, naturalmente non tutte le forme lo sono da subito, altri invece manifestano vantaggi praticamente immediati e non sono più neanche eccessivamente costosi rispetto al passato.
La digitalizzazione è oramai fondamentalmente funzionale ed indispensabile non solo per evitare di farsi scavalcare dalla concorrenza ma anche per ottimizzare al meglio le funzioni professionali ma in alcuni casi si tratta anche di tecnologie oramai impossibili da rinunciare, come vedremo tra poco. Quali scegliere tra le forme di strumenti digitali più importanti?
Cosa occorre per le piccole imprese
Partiamo direttamente da quella che è a conti fatti indispensabile ossia la fatturazione elettronica, una forma totalmente digitalizzata che serve sostanzialmente a fare le veci “digitali” delle fatture, che vengono interscambiate attraverso il formato XML. Esistono numerosi provider che offrono servizi adatti ad ogni azienda. Semplifica la gestione ambientale ed è un sistema che riduce al minimo gli errori umani.
Importantissima e quindi consigliabile anche la PEC, ossia una casella di posta certificata, simile alla tradizionale mail ma che garantisce valore legale, e permette di comunicare in modo ufficiale con la Pubblica Amministrazione dello Stato italiano. Quindi prende il posto delle tradizionali raccomandate cartacee, i plichi e qualsiasi altra forma di comunicazione ufficiale.
Gli strumenti digitali indispensabili
Valutare anche la presenza di un servizio di Firma Digitale, che garantisce la medesima “legalità” ed efficacia di una firma effettiva, su carta, da parte dell’interessato. Questo riduce di molto le tempistiche e permette di ottenere un riscontro importante in termini di risparmio economico, di carta ma anche nei tempi che naturalmente si riducono di molto. Esistono vari tipi di firma digitale:
- La semplice, fornita anche dai gestori “basilari”
- Fino all’avanzata, passando per quella qualificata, in gradi di efficacia
Per qualsiasi applicazione da ufficio conviene impiegare una suite di software, che può essere quella oramai famosa di Microsoft Office, ma anche eventuali versioni a costo zero come Apache OpenOffice oppure LibreOffice, delle soluzioni totalmente gratuite che permettono di utilizzare fogli di calcolo, di testo e quant’altro. A queste è consigliabile aggiungere un lettore e “modificatore” di PDF.
Valutare poi la presenza di un servizio Cloud per le piccole imprese è una condizione prioritaria, da Google Cloud, fino a Dropbox, Shopify per fare i nomi più famosi. Ma se siamo delle piccole imprese e non abbiamo necessità assolutamente di ampio respiro per il momento esistono tante altre soluzioni che offrono i servizi in cloud (oramai fondamentali) a costi ridotti.